Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Sitovai Agency (Y-tunnus 3638129-8) käsittelee henkilötietoja Kirjanpito AI -palvelussa. Yhteydenotot: support@sitovaiagency.com.

1. Roolit

Sinun tilitietojesi osalta olemme rekisterinpitäjä. Kirjanpitoaineistosi osalta — kuitit, tiliotteet, kirjaukset ja niissä esiintyvät asiakkaiden, toimittajien ja työntekijöiden tiedot — sinä olet rekisterinpitäjä ja me toimimme henkilötietojen käsittelijänä toimeksiannostasi.

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Tilitiedot — sähköpostiosoite ja yrityksesi perustiedot.
• Laskutustiedot — tilauksen tila. Maksukorttitiedot käsittelee maksunvälittäjä, emme näe niitä.
• Kirjanpitoaineisto — lataamasi kuitit ja tositteet, tiliotteet, kirjaukset ja tilikartta sekä niistä muodostetut raportit.
• Lokitiedot — tavanomaiset tekniset lokit tietoturvaa ja vianselvitystä varten.

Kuitit ja tiliotteet sisältävät usein muiden henkilöiden tietoja (esimerkiksi toimittajien yhteystietoja). Käsittelemme niitä vain palvelun tuottamiseksi sinulle.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Palvelun tuottaminen sopimuksen perusteella: aineiston luku ja tulkinta, kirjausehdotukset, poikkeamien tunnistus ja raportointi. Laskutus sekä lakisääteiset velvoitteet. Palvelun tietoturva oikeutetun edun perusteella. Emme myy tietoja emmekä käytä aineistoasi tekoälymallien kouluttamiseen.

4. Kenelle tietoja siirtyy

• Anthropic — tekoälymalli, joka tulkitsee kuitit ja ehdottaa kirjauksia.
• Palvelinten ja tietokannan tarjoajat — palvelun ajaminen ja tietojen säilytys.
• Resend — palvelun lähettämät sähköpostit.
• Maksunvälittäjä — tilausmaksut.

Jos jokin käsittelijä sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirto perustuu Euroopan komission vakiolausekkeisiin tai vastaavaan suojatoimeen.

5. Säilytysaika

Kirjanpitoaineiston säilytys määräytyy kirjanpitolain mukaan: tilinpäätös ja kirjanpidot on säilytettävä vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytysvelvollisuus on sinun — pidä aineistostasi oma kopio äläkä luota pelkästään tähän palveluun. Kun suljet tilisi, poistamme tietosi 30 päivän kuluessa, joten lataa aineistosi ulos ennen sitä.

6. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista tai poistaa ne, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä saada tiedot siirrettävässä muodossa. Lähetä pyyntö osoitteeseen support@sitovaiagency.com, niin vastaamme kuukauden kuluessa. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

7. Tietoturva

Tiedot salataan siirrettäessä. Yritysten tiedot on eristetty toisistaan tietokantatasolla, eikä toisen käyttäjän aineistoon pääse käsiksi. Pääsy tuotantojärjestelmiin on rajattu.

8. Evästeet

Käytämme vain kirjautumiseen ja tietoturvaan tarvittavia evästeitä. Emme käytä mainos- tai seurantaevästeitä.

9. Muutokset

Päivitämme tätä selostetta, jos käsittely muuttuu, ja ilmoitamme merkittävistä muutoksista sähköpostitse.